Цифровой этикет: неписанные правила деловых переписок

Из длинных формальных служебных писем и бесконечных завалов на электронной почте деловое общение почти целиком переместилось в мессенджеры. В новой цифровой реальности появились свои правила этикета. В конце материала можно проверить себя в тесте!

Если можно написать — не звоните

При обилии других каналов связи люди стали настолько редко звонить друг другу, что неожиданный входящий вызов едва ли не пугает. При ускорившихся темпах современного мира это логично — звонок затормаживает все остальные процессы и требует безраздельного внимания человека.

Выбирайте канал связи в зависимости от срочности вопроса. Электронная почта — если ваш вопрос готов подождать. Мессенджер — срочный вопрос, ответ нужен в течение нескольких часов. Звонок — форс-мажор, нужна немедленная реакция собеседника.

Никаких долгих приветствий в сообщениях

Долгие приветствия вообще нигде не уместны — современный работник стремится каждую секунду времени сделать продуктивной. «Доброго времени суток» в мессенджерах успело стать мемом и считается дурным тоном. Совсем без приветствия, тем не менее, тоже нельзя, базовую вежливость никто не отменял. Короткого «Привет!» достаточно, после чего сразу переходите к сути.

Объемные данные – на почту

Мессенджеры незаменимы в обсуждении, информировании и мгновенном обмене короткими файлами. Однако если речь идет об объемных документах, таблицах или архивах фотографий — их лучше отправлять на почту, где они имеют меньше шансов потеряться в потоке сообщений. Об отправке файлов можно уведомить коротким сообщением в мессенджере.

Рабочие вопросы — в рабочее время

Несмотря на свое удобство, мессенджеры ворвались в личное пространство человека. Теперь запросто можно испортить кому-то свободный вечер рабочим вопросом или разбудить уведомлением в три часа ночи. Поэтому лучше не писать человеку в нерабочее время, если вы не уверены, что он не возражает. Если вы не обговаривали этот момент или не знаете его рабочие часы, ориентируйтесь на телефонный этикет: никаких звонков и сообщений до 9:00 и после 22:00.

Не дробите сообщения

И в личной, и в рабочей переписке вы могли заметить, что

вот

такие

сообщения

всегда

всех

раздражают.

Вы создаете неудобства для адресата, заставляя его телефон разрываться от уведомлений без веской причины. В итоге есть большая вероятность, что он занесет вас в черный список или отключит уведомления от вас, и тогда связаться с человеком будет гораздо сложнее. Уважайте собеседника. Сформулируйте свою мысль в пусть и длинное, но одно сообщение.

Голосовые сообщения используйте осторожно

У функции голосовых сообщений множество как хейтеров, так и поклонников. И оба лагеря недолюбливают друг друга. Проблема решается просто — если вам очень нужно отправить срочное голосовое сообщение, спросите собеседника, удобно ли ему послушать его. Если нет — напечатайте информацию. Нельзя экономить свое время, не уважая при этом чужое.

Не можете оперативно ответить? Сообщите, когда сможете

Прочитанное и неотвеченное сообщение вызывает много недопонимания. Вас игнорируют, или у собеседника просто нет времени? Поэтому, если времени и правда нет, коротко сообщите об этом. Желательно еще обозначить срок обратной связи («отвечу через полтора часа»), чтобы собеседник знал, когда ждать ответа.

Надеемся, это было полезно. А теперь — проверьте себя с помощью нашего теста!

Алиса Татарова

Попали в сложную ситуацию и не получили помощи от чиновников и ведомств, устали бороться с этим беспределом? Звоните и пишите нам, делитесь своими историями, присылайте фото и видео — WhatsApp/Telegram: +7 (918) 782-37-97. 

А также подписывайтесь на наши аккаунты в социальных сетях: Instagram;  Facebook;  Telegram;  ВКонтакте; Одноклассники;  и наш YouTube канал.


Новости на Блoкнoт-Ставрополь

Столкнулся с бедой, а власти не помогают? Заснял что-то необычное? Есть чем поделиться? Или хочешь разместить рекламу на наших площадках?

ПРИСЛАТЬ НОВОСТЬ